Événement digital : le renouveau de l’événementiel

S’il y a une chose que la crise sanitaire du COVID-19 a mis en avant, c’est la digitalisation des entreprises, et plus particulièrement en ce qui concerne l’événementiel. Dans la profession, la transposition numérique ne date pas d’hier (plateformes d’inscription online, applications en ligne dédiées, applications mobiles…), mais pour les entrepreneurs et organisateurs d’événements professionnels, la numérisation est devenue un élément essentiel dans leurs actions de communication.

Force est de constater que plus de deux ans après le début de la crise du COVID, les entreprises se sont adaptées et ont massivement adopté les nouveaux canaux de communication : webinars, conférences en ligne, networking, replay, espaces de discussion vocaux et interactifs, diffusion multicanaux, tout a été rendu possible par la puissance des outils mis à leur disposition.

Evénement digital : la révolution de l'événementiel en marche

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Tout comme pour les événements en présentiel, les événements digitaux ne peuvent s’improviser en dernière minute. Le point sur cette tendance, qui se poursuivra après COVID.

Événement digital : définition et concept

La définition même d’un événement digital prend sa source dans celle d’un événement physique, à la principale différence que les interactions sont réalisées en distanciel. En d’autres termes, l’événement digital peut prendre, pour ainsi dire, toutes les formes que les manifestations événementielles physiques sont susceptibles de présenter :

  • conférence
  • lancement de produit
  • convention
  • table ronde
  • formation
  • salon professionnel
  • séminaire
  • team building
  • incentive

Toutes ces formes de manifestations peuvent faire l’objet d’une diffusion numérique où chaque participant interagit avec les autres participants et les présentateurs. Au final, en apportant une souplesse inégalée et en gommant les défauts des événements physiques, les événements virtuels offrent de nouvelles perspectives aux stratégies de communication en ligne et les stratégies de social media pour les entreprises.

L’aspect communautaire est particulièrement mis en exergue, avec la possibilité de s’affranchir des distances, des coûts logistiques (pour le public), et en offrant une temporalité qui n’était que rarement possible sur les manifestations en présentiel.

L’événement digital peut ainsi prendre de nombreuses formes :

  • webinars ou webcasts
  • formations en ligne
  • salons virtuels et visites interactives
  • conférences, tables rondes et interviews diffusées en direct ou en différé

Mais il peut également proposer de l’interaction avec le public, comme cela était possible en présentiel :

  • messageries instantanées (tchat) en direct
  • quizz, blind tests et sondages
  • votes
  • séances de questions/réponses

Avec l’immense avantage de pouvoir stocker et retranscrire, au format numérique, l’ensemble des informations échangées durant les sessions, avec une stratégie de social media à la clé !

Les avantages de l’événement virtuel

L’organisation d’événements par les entreprises vise généralement à réaliser des opérations massives de communication et s’inscrire directement dans la stratégie marketing, quelles soient internes (par exemple par l’organisation de séminaires, de formations, ou de sessions de team building afin de renforcer la cohésion des équipes) ou externes (salons, conférences techniques ou commerciales, etc.)

À l’heure où les sociétés n’ont jamais autant usé du télétravail et recouru aux embauches décentralisées, la digitalisation des canaux de communication est devenue un élément primordial dans la vie de l’entreprise. L’événementiel ne déroge pas à la règle, et a profité de la pandémie pour faire adopter aux TPE et PME les technologies numériques qui permettent aujourd’hui de réaliser tout type de manifestation en distanciel.

Les salariés expatriés ou en télétravail peuvent bénéficier de la digitalisation des manifestations événementielles

Quels sont les avantages de cette digitalisation massive ? Voici 5 points à développer sur la question.

L’ouverture au monde

Le premier point, et non des moindres, est la facilité déconcertante avec laquelle les événements digitaux se sont internationalisés, offrant aux organisateurs une latitude de communication qui était jusqu’alors impossible à mettre en oeuvre.

Que ce soit sur de l’événementiel en interne (ou les équipes de plusieurs pays peuvent désormais se rassembler tout aussi facilement que des équipes sédentaires en agence) ou sur les grosses manifestations ouvertes au public, il n’a jamais été aussi simple d’ouvrir les portes numériques aux participants !

Aujourd’hui, il n’a pas si rare de croiser, parmi les centaines ou milliers de participants aux événements virtuels organisés sur le web, de nombreuses nationalités, ou même des salariés et indépendants expatriés, qui participent volontiers à ces manifestations d’un nouveau genre.

L’évolutivité

Quand il s’agissait d’organiser un colloque ou un événement technique rassemblant plusieurs spécialistes d’un métier, les places étaient vite limitées en nombre, et la logistique lourde et complexe : trouver une salle, gérer la sécurité, sustenter les participants, les loger… Tout cela demandait une organisation incroyablement complexe et longue, que le digital a littéralement gommé d’un revers de manche !

Aujourd’hui, il est possible de démultiplier pour ainsi dire à l’infini le nombre de participants, la seule limite étant avant tout technique : si cela fonctionne pour 100, cela fonctionne pour 1000 ! Il n’a jamais été aussi simple de « scaler » quand on organise un événement en ligne.

Les économies de temps et d’argent

De plus, digital ou non, l’organisation d’un événement a des lignes de coût incompressibles : inscriptions en ligne, site internet dédié, campagne de communication font partie des impondérables de l’événementiel.

Mais le côté logistique constitue sur les événements physiques un poste non négligeable de dépenses pour les organisateurs. Les manifestations se multipliant aux abords des grandes villes, trouver des salles est devenu une sinécure et les frais de locations ont explosé au fil des années. Les prestataires et le catering (restauration) constituent autant de dépenses sur lesquelles il est souvent difficile de réaliser des économies.

La numérisation des événements déplace en partie les coûts de mise en oeuvre vers la technique numérique, puisqu’il faut gérer la régie et mettre en place les outils (bien souvent payants et onéreux) qui permettent une réalisation sans accrocs des manifestations numériques. On trouve à ce sujet de plus en plus de solutions SaaS qui facilitent la vie des entreprises (à l’image de Zoom, Skype ou Microsoft Teams), et le recours à une agence événementielle peut faciliter l’organisation des animations. Le gros avantage de cette numérisation permet de réaliser des économies d’échelle, ramenée au nombre de participant finaux aux évents.

L'utilisation des outils de visioconférence ont ouvert de nouvelles perspectives aux entreprises

L’accessibilité

L’accessibilité des événements digitaux est autant à considérer au sens propre (l’accès aux personnes à mobilité réduite, qui peuvent sans contrainte participer depuis leur domicile) qu’au sens figuré ; la numérisation offre une ouverture au monde entier à vos manifestations online, en affranchissant les participants des distances et des frais logistiques inhérents à leur venue en présentiel : les barrières géographiques et démographiques sont brisées à jamais, en rendant l’accès possible à toutes à et tous, à moindre frais et sans perdre du temps et de l’argent en déplacements !

De plus, l’un des gros intérêts, et non des moindres, est la possibilité de faire durer dans le temps les retombées de vos évents, car tout le contenu créé lors des animations peut être mis à disposition sur divers médias, comme les plateformes de vidéo. Les intervenants peuvent par la suite partager massivement sur le web et les réseaux sociaux leurs interventions, prolongeant l’expérience et offrant aux clients et spectateurs, une seconde expérience ; cela s’inscrit directement dans la stratégie digitale de votre entreprise !

Dans une stratégie de communication interne, cela rend possible des événements comme les séminaires de team building, qui n’auraient pas été réalisables en présentiel, lorsque les collaborateurs sont disséminés géographiquement.

Les aspects écologiques

Si le numérique n’est pas sans impact pour l’environnement, il permet de réduire drastiquement l’empreinte carbone des manifestations événementielles, en mutualisant les ressources nécessaires pour donner accès à l’ensemble des participants : limitation des déplacements (train, voiture, avion…) et éradication de la communication papier (impression de catalogues, flyers, rollups et autres éléments visuels) viennent compenser très largement les dépenses énergétiques liées à la numérisation de l’organisation !

L’événementiel digital, pour quels types de manifestations ?

Dans les grandes lignes, on peut considérer aujourd’hui que le digital est permis à tous les types de manifestations événementielles que l’on peut rencontrer. L’essor des nouvelles technologies comme la 3D immersive en temps réel ou la XR offrent des possibilités pour ainsi dire infinies aux grandes entreprises : présentation de produits, showrooms en direct, roadshows, tout est rendu possible !

Petit point sur les technologies immersives : VR, AR, MR, XR

La Réalité Augmentée (AR) s’utilise avec un smartphone ou une tablette, et permet de superposer des éléments 3D dans votre environnement réel.

La Réalité Virtuelle (VR) met le niveau un cran au-dessus de la réalité augmentée, en vous immergeant totalement dans un univers virtuel (créé en 3D ou à partir de prises de vue 360°). Il est possible de se déplacer de tous les côtés et d’explorer librement ce monde virtuel (se fait généralement à l’aide d’un dispositif VR, comme les casques de réalité virtuelle).

La Réalité mixte (MR) est le mariage entre monde virtuel et monde réel, en offrant à l’utilisateur la possibilité d’interagir avec des éléments virtuels, dans un monde réel ou semi-réel. Cette technologie demande l’utilisation de casques de réalité augmentée (Hololens ou équivalent)

La Réalité étendue (XR) est la synthèse des trois formes de réalité immersives décrites ci-dessus.

Si l’événementiel digital est devenu majoritaire dans les milieux professionnels, il ne supplantera pas totalement l’événementiel classique, qui restera le seul moyen de privilégier les rencontres et le contact humain.

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